Referenti

beni archeologici
dott.ssa Marta Conventi marta.conventi@cultura.gov.it

beni storico-artistici
dott.ssa Martina Avogadro martina.avogadro@cultura.gov.it

casella Ufficio Prestiti e Mostre —-
sabap-im-sv.mostre@cultura.gov.it

Il prestito di beni culturali, pubblici o privati, per mostre ed esposizioni deve essere autorizzato dal Ministero ai sensi dell’art. 48 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (D. Lgs. 42/2004).
Le procedure differiscono a seconda che le mostre si tengano nell’ambito del territorio nazionale oppure all’estero, come previsto dalla Circolare DG-ABAP 29-2019 e dalla relativa appendice.

Documenti	Tempistiche
	Entro e non oltre 4 mesi dall’inizio della mostra
Facility report
Progetto scientifico della mostra
Richiesta di prestito
Autorizzazione del legale rappresentante
Tabella con elenco completo delle opere presenti in mostra corredate da foto ( elenco anche provvisorio)
Lista dei beni richiesti in prestito con foto a colori e misure;
Lista dei beni richiesti in prestito con foto a colori e misure;
Nominativo del responsabile della custodia delle opere in mostra. Queste informazioni dovranno pervenire quanto prima.
	Entro e non oltre 60 giorni dalla data di inizio della mostra
Nominativi delle compagnie incaricate e/o selezionate per l’affidamento della copertura assicurativa;
Dichiarazione sullo stato giuridico del bene;
Nominativi delle compagnie incaricate e/o selezionate per l’affidamento della copertura assicurativa.   A tal proposito è bene ricordare come sia prassi costante fornire in prima battuta schemi di contratti assicurativi e documenti non perfezionati che andranno tassativamente aggiornati e integrati con le polizze assicurative e la ricevuta di avvenuto pagamento del premio entro e non oltre il termine di 20 gg dalla data di inaugurazione della mostra.
	Entro e non oltre 20 giorni dalla data di inizio della mostra
Certificati assicurativi;
Relazione della ditta incaricata di imballaggio e trasporto, da essa firmata
Eventuali cambi, integrazioni o aggiunte alla lista delle opere richieste in prestito, purché adeguatamente motivati e corredati dalla documentazione di cui sopra;
Cronoprogramma e piano indicativo dei prelievi e ritiri delle opere con indicazione di responsabili, date e orari.
NOTA BENE
La scheda di conservativa dovrà essere redatta secondo i modelli indicati dalla circolare n° 29 del 2019 , e sarà a cura del Funzionario Restauratore Conservatore di questo ufficio.
La scheda di prestito deve essere redatta e firmata dal proprietario del bene. In questo documento si dovrà sempre indicare la presenza di uno o più currier che accompagneranno e allestiranno l’opera in mostra, specificando già in questa sede la diaria richiesta.
Tutta la documentazione va sempre inviata, con uno o più invii, alla mail della Soprintendenza in modo che possa essere protocollata come doc. in entrata.

Modulistica

FAQ

Come organizzare una mostra in Italia?

Per le mostre che si tengono sul territorio nazionale l’autorizzazione al prestito è rilasciata dalla Soprintendenza Archeologia, Belle Arti e Paesaggio. Solo nei casi di beni di particolare criticità di movimentazione (per dimensioni, materiali costitutivi e tecnica, stato conservativo) o di particolare rilevanza culturale, essa è rilasciata dalla Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio-Servizio IV previa istruttoria predisposta dalla Soprintendenza (vedi Tabella A Circolare n. 29/2019).

Che tempi devo prevedere e che documentazione devo produrre per organizzare una mostra in Italia?

La richiesta di autorizzazione al prestito di beni culturali per mostre ed esposizioni deve essere inoltrata dal prestatore con almeno 4 mesi di anticipo rispetto alla data d’inizio della mostra. Con la richiesta, devono essere forniti: 1) progetto scientifico della mostra; 2) Facility Report della sede espositiva 3) elenco completo, anche provvisorio, dei beni in mostra 4) nominativo del responsabile della custodia dei beni in mostra 5) scheda di prestito dell’opera/e (Loan Form, o Loan Agreement) 6) scheda conservativa, corredata d’immagine a colori, redatta secondo i modelli diffusi dalla Circolare 28/2018 (da inviare eventualmente anche entro e non oltre 60 giorni dalla data d’inizio della mostra; per tutti questi documenti cfr. anche Tabella B Circolare 29/2019); la compilazione della scheda conservativa, con eventuali prescrizioni che dovranno essere rispettate, sarà completata dal funzionario incaricato della tutela del bene/o in questione, che provvederà anche a sottoscriverla.

Entro 60 e non oltre 20 giorni dalla data d’inizio della mostra dovranno inoltre pervenire alla Soprintendenza: 1) certificato assicurativo della polizza accesa per il prestito con la copertura all risks e formula “da chiodo a chiodo” (o garanzia statale sostitutiva per i beni di proprietà dello Stato) 2) relazione sottoscritta dalla ditta specializzata incaricata delle operazioni di movimentazione, imballaggio e trasporto 3) cronoprogramma del ritiro dell’opera/e con indicazioni precise delle date (per tutti questi documenti cfr. anche Tabella B Circolare 29/2019).

Il bene/i potrà essere prestato nel rispetto di tutte le prescrizioni contenute nella scheda conservativa e solo a seguito dell’autorizzazione che sarà inoltrata dalla Soprintendenza al richiedente; la Soprintendenza provvederà altresì a trasmettere contestualmente l’autorizzazione al Ministero, con tutta la documentazione relativa.

Come organizzare una mostra all’estero?

Per le mostre che si tengono all’estero e per i beni di particolare criticità o particolare rilevanza culturale sopra ricordati, l’autorizzazione al prestito è rilasciata dalla Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio-Servizio IV, previa istruttoria predisposta dalla Soprintendenza Archeologia Belle Arti e Paesaggio (Circolare 29/2019).

La richiesta di autorizzazione al prestito dovrà contestualmente includere anche la richiesta di autorizzazione all’esportazione temporanea e la dichiarazione con cui il prestatore garantisce la volontà di reimportare il bene/i a mostra terminata. Oltre alla documentazione sopra elencata per i prestiti sul territorio nazionale, di cui sopra, dovranno essere allegati: entro 60 giorni dalla data d’inaugurazione: 1) dichiarazione sullo stato giuridico del bene/i, redatta dal proprietario del medesimo/i 2) dichiarazione di restituzione del bene/i, compilata dall’ente organizzatore della mostra 3) per opere di proprietà statale o di ente pubblico, nota del Ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano per il bene/i in questione; entro 20 giorni dalla data di partenza: 4) indicazione degli Uffici Esportazione da cui si intende transitare e delle dogane interessate, in caso di uscita dall’Unione europea (vedi Tabella B Circolare 29/2019). Nei casi di prestiti all’estero assume rilevanza cruciale il cronoprogramma con le date di ritiro e  trasporto, che dovrà essere compilato con particolare attenzione. Occorrerà anche istruire la pratica con l’Ufficio Esportazione coinvolto, al fine di ottenere il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea (art.71 del D.Lgs 42/2004).